Politica de Confidențialitate

privind prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul platformei platformaseniori.org

Document destinat furnizorilor de servicii sociale pentru persoane vârstnice parteneri

Versiunea 1.0 · Ultima actualizare: 15 martie 2026

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care FUNDAȚIA ANA – Suport Digital Pentru Servicii Sociale, cu sediul în Galda de Jos, nr. 438, jud. Alba, cod de înregistrare fiscala 52213397 („Operatorul” sau „noi”), colectează, utilizează, transferă și protejează datele cu caracter personal ale beneficiarilor căminelor pentru persoane vârstnice, ale reprezentanților legali/aparținătorilor acestora și ale furnizorilor de servicii sociale, în cadrul platformei online de gestiune a documentelor sociomedicale și administrative platformaseniori.org („Platforma”), cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”) și a legislației naționale aplicabile în domeniul protecției datelor și al asistenței sociale.

Vă rugăm să citiți cu atenție acest document. Dacă sunteți furnizor de servicii sociale al unui cămin partener care utilizează Platforma, aceste informații vă privesc direct.

Această Politică poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificări legislative sau operaționale; versiunea aplicabilă este întotdeauna cea publicată pe Platformă, la data ultimei actualizări menționate la finalul documentului.

1. Cine suntem și cum ne puteți contacta

Operatorul de date cu caracter personal pentru activitatea Platformei este FUNDAȚIA ANA – Suport Digital Pentru Servicii Sociale, cu sediul Galda de Jos, nr. 438, jud. Alba, CIF 52213397.

Pentru orice întrebare legată de această Politică sau de prelucrarea datelor dumneavoastră, ne puteți contacta astfel:

prin e-mail, la adresa contact@caminedebatrani.org;
prin poștă/curier, la sediul social menționat mai sus, cu mențiunea „În atenția responsabilului cu protecția datelor”;
telefonic, la numărul 0729911117

În măsura în care Operatorul are obligația legală de a desemna un Responsabil cu protecția datelor (DPO), datele de contact ale acestuia vor fi publicate în această secțiune și comunicate ANSPDCP.

2. Definiții relevante

Beneficiar – persoana vârstnică găzduită/asistată într-un cămin pentru persoane vârstnice partener, ale cărei documente sociomedicale sunt gestionate prin Platformă;
Cămin partener – furnizorul de servicii sociale (rezidențial pentru persoane vârstnice) care utilizează Platforma pentru gestiunea documentelor beneficiarilor săi;
Documente sociomedicale – ansamblul documentelor privind evaluarea socială și medicală, planul individualizat de îngrijire și asistență, fișe sociomedicale, anchete sociale, documente privind starea de sănătate și orice alte documente aferente dosarului beneficiarului;
Documente administrativ-financiare — cererea de admitere, contractul de furnizare a serviciilor sociale, angajamentul de plată, actele adiționale și alte documente conexe;
Reprezentant legal/curator/aparținător – persoana desemnată potrivit legii sau, după caz, persoana de contact a beneficiarului, care poate acționa în numele acestuia în relația cu Operatorul, în limitele prevăzute de lege;
Utilizator al Platformei – personalul căminelor partenere (administratori, asistenți sociali, responsabili de caz, personal medical) care accesează Platforma în baza unui cont propriu.

3. Ce categorii de date cu caracter personal prelucrăm

Categoriile de date prelucrate diferă în funcție de calitatea dumneavoastră (beneficiar, reprezentant legal/aparținător sau utilizator al Platformei din partea unui furnizor partener):

3.1. Date privind beneficiarii

date de identificare: nume, prenume, CNP, serie și număr act de identitate, data și locul nașterii, domiciliu/reședință;
date privind starea de sănătate (categorie specială de date, potrivit art. 9 GDPR): diagnostice, istoric medical, grad de dependență/autonomie;
date privind situația socială: ancheta socială, evaluare socială și psihosocială, plan individualizat de asistență și îngrijire, situație familială, venituri și alte date relevante pentru stabilirea contribuției de întreținere sau a eligibilității pentru servicii sociale, măsuri de protecție (tutelă/curatelă), acolo unde este cazul;
date de contact ale beneficiarului și, după caz, ale reprezentantului legal, curatorului sau aparținătorilor (nume, prenume, relație cu beneficiarul, telefon, adresă);
documente aferente admiterii, contractului de furnizare de servicii sociale, angajament de plata, etc.

3.2. Date privind reprezentanții legali, curatorii și aparținătorii

nume, prenume, date de contact, calitatea în care acționează (reprezentant legal, curator, membru de familie/persoană de contact în caz de urgență).

3.3. Date privind utilizatorii Platformei din partea furnizorilor de servicii sociale parteneri

date de identificare și profesionale: nume, prenume, funcție, date de contact profesionale;
date de autentificare și de utilizare a contului: nume de utilizator, cod unic de logare și operațiuni efectuate în Platformă (audit trail), în scopul asigurării securității și trasabilității accesului la documentele sociomedicale si administrativ-financiare.

3.4. Date privind furnizorii parteneri înregistrați în Platformă

date de identificare a furnizorului ca entitate juridică: denumire, CUI/CIF, sediu, date de licențiere/acreditare ca furnizor de servicii sociale, cod de servicii sociale, IBAN;
date personale ale reprezentantului legal, administratorului și ale persoanelor de contact desemnate de cămin: nume, prenume, funcție, telefon, e-mail.

3.5. Date tehnice

adresă IP, tip de dispozitiv și browser, informații colectate prin cookie-uri și tehnologii similare, conform Politicii de cookie-uri publicate pe Platformă.

Nu prelucrăm date ale persoanelor cu vârsta sub 18 ani prin intermediul Platformei, aceasta fiind destinată exclusiv gestiunii documentelor beneficiarilor adulți din cămine pentru persoane vârstnice și personalului implicat.

4. Scopurile și temeiurile prelucrării

4.1. Furnizarea serviciului Platformei – gestiunea documentelor sociomedicale și administrativ-financiare

Prelucrăm datele beneficiarilor (inclusiv date de identificare, adrese, date de contact ale reprezentanților/aparținătorilor și date privind starea de sănătate și diagnosticele acestora), precum și datele de identificare ale furnizorilor serviciilor sociale parteneri înregistrați în Platformă și ale reprezentanților acestora, pentru a permite gestiunea electronică securizată a dosarului sociomedical al beneficiarilor: încărcarea, organizarea, actualizarea și punerea la dispoziția personalului autorizat a documentelor de evaluare socială și medicală, a planurilor individualizate de îngrijire și a altor documente aferente.

Cu privire la toate aceste categorii de date, Platforma acționează în calitate de operator de date cu caracter personal, și nu de persoană împuternicită a furnizorilor parteneri. Aceasta înseamnă că Operatorul stabilește, sub propria răspundere, scopurile și mijloacele prelucrării realizate prin intermediul Platformei (structura dosarului electronic, măsurile de securitate, politicile de acces și de păstrare a datelor), în baza contractelor încheiate cu fiecare furnizor partener pentru utilizarea serviciilor Platformei și, după caz, a contractelor sau a raporturilor juridice cu beneficiarii/reprezentanții legali ai acestora.

Temeiurile prelucrării pentru acest scop sunt: art. 6 alin. (1) lit. (b) și (c) GDPR (executarea contractului privind utilizarea Platformei, respectiv îndeplinirea unor obligații legale specifice domeniului asistenței sociale – Legea nr. 292/2011 a asistenței sociale, Legea nr. 17/2000 privind asistența persoanelor vârstnice, standardele minime de calitate aplicabile serviciilor sociale și legislația subsecventă) coroborat, pentru datele privind starea de sănătate și diagnosticele beneficiarilor, cu art. 9 alin. (2) lit. (h) GDPR (prelucrare necesară pentru furnizarea de îngrijire sau tratament în domeniul social ori medical, sau pentru gestionarea sistemelor și serviciilor de asistență socială, în temeiul dreptului intern), respectiv art. 9 alin. (2) lit. (b) (obligații și drepturi specifice în domeniul asistenței sociale), după caz.

4.2. Administrarea conturilor de utilizator ale personalului căminelor

Creăm și administrăm conturi de acces pentru personalul autorizat al furnizorului partener, cu niveluri de acces diferențiate în funcție de rol, pentru a asigura că doar persoanele îndreptățite pot vizualiza sau modifica documentele unui beneficiar. Temeiul este executarea contractului încheiat cu furnizorul partener (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și interesul nostru legitim de a asigura funcționarea și securitatea Platformei (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

4.3. Conformarea cu obligații legale și raportări către autorități

În măsura solicitată de lege sau de autoritățile competente (Direcțiile Generale de Asistență Socială și Protecția Copilului, Direcțiile de Asistență Socială, Serviciile Publice de Asistență Socială, Agențiile Județene pentru Plăți și Inspecție Socială, Ministerul Muncii și Solidarității Sociale, instanțe de judecată, organe de control), putem prelucra și, după caz, transmite date în scopul îndeplinirii unor obligații legale ale furnizorilor parteneri sau ale Operatorului. Temei: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR, respectiv art. 9 alin. (2) lit. g) GDPR (interes public important), coroborate cu legislația specifică asistenței sociale.

4.4. Securitatea Platformei și prevenirea accesului neautorizat

Prelucrăm date tehnice și jurnale de acces pentru a proteja Platforma și documentele găzduite împotriva accesului neautorizat, pierderii sau alterării datelor, în temeiul interesului nostru legitim de a asigura integritatea și confidențialitatea unor date deosebit de sensibile (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).

4.5. Îmbunătățirea Platformei

Putem analiza, în formă agregată și, pe cât posibil, anonimizată, modul de utilizare a Platformei pentru a-i îmbunătăți funcționalitățile, în temeiul interesului nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR), fără a afecta drepturile și libertățile beneficiarilor.

Precizare: Platforma nu este utilizată în scopuri de marketing direct, profilare comercială sau transmitere de oferte comerciale, iar datele beneficiarilor nu sunt prelucrate în alte scopuri decât cele strict legate de furnizarea serviciilor sociomedicale și de obligațiile legale aferente.

5. Cui transmitem datele cu caracter personal

Putem transmite sau oferi acces la datele dumneavoastră următoarelor categorii de destinatari, exclusiv în măsura necesară scopurilor descrise mai sus:

furnizorul partener înregistrat în Platformă în evidența căruia se află beneficiarul, respectiv personalul autorizat al acestuia (asistenți social, responsabili de caz, personal medical, coordonatori), care accesează datele în calitate de utilizatori ai contului propriu din Platformă;
autorități publice competente: DGASPC, AJPIS, MMSS, instanțe de judecată, notari sau alte autorități, atunci când există o obligație legală sau un interes legitim justificat (de exemplu, în cadrul procedurilor de tutelă/curatelă);
furnizori de servicii IT (găzduire, mentenanță, securitate cibernetică) care acționează în calitate de persoane împuternicite ale Operatorului, exclusiv pe baza instrucțiunilor acestuia și în baza unor contracte care includ garanții adecvate privind protecția datelor, conform art. 28 GDPR;
furnizorilor de servicii de marketing;
furnizorilor de servicii de cercetare de piață;
societăților de asigurare;
altor societăți cu care putem dezvolta programe comune de ofertare pe piață a bunurilor si serviciilor noastre.
consultanți sau auditori (juridici, contabili, de securitate IT), cu respectarea confidențialității, atunci când este necesar pentru apărarea unui interes legitim al Operatorului;
reprezentanții legali, curatorii sau aparținătorii beneficiarului, în limitele calității și drepturilor pe care aceștia le au potrivit legii.

Precizăm că, spre deosebire de furnizorii de servicii IT care prelucrează date exclusiv în numele și pe baza instrucțiunilor Operatorului (persoane împuternicite), furnizorii parteneri accesează Platforma ca utilizatori ai unui serviciu oferit de Operator, în baza contractului de utilizare a Platformei încheiat cu fiecare.

Nu vindem și nu închiriem datele dumneavoastră unor terți și nu le utilizăm în scopuri comerciale sau publicitare.

6. Transferul datelor în afara UE/SEE

Ca regulă, datele sunt stocate și prelucrate pe teritoriul Uniunii Europene/Spațiului Economic European. În situația excepțională în care un furnizor de servicii IT ar presupune un transfer în afara UE/SEE, acesta se va realiza doar în baza uneia dintre garanțiile prevăzute de GDPR: decizie de adecvare a Comisiei Europene (art. 45), clauze contractuale standard (art. 46 alin. (2) lit. c)) sau alte garanții adecvate, însoțite, unde este necesar, de măsuri tehnice și organizatorice suplimentare.

7. Cât timp păstrăm datele

Documentele sociomedicale ale beneficiarilor se păstrează pe durata furnizării serviciilor sociale de către furnizorul partener, precum și ulterior, pentru perioada impusă de legislația aplicabilă dosarelor sociale și medicale și de reglementările privind arhivarea documentelor (inclusiv Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și actele normative specifice domeniului asistenței sociale/medicale), conform nomenclatorului arhivistic al Operatorului și/sau al fiecărui cămin partener.

Datele conturilor de utilizator ale personalului căminelor se păstrează pe durata existenței contractului cu furnizorul respectiv și pentru perioada ulterioară necesară îndeplinirii obligațiilor legale (de exemplu, evidența accesului la date sociomedicale) sau apărării unor drepturi în instanță.

La expirarea termenelor legale de păstrare, datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil, cu excepția situațiilor în care legea impune păstrarea în continuare a anumitor documente.

8. Cum protejăm securitatea datelor

Având în vedere natura sensibilă a datelor prelucrate (inclusiv date privind starea de sănătate), aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate, printre care:

controlul accesului bazat pe roluri, astfel încât fiecare utilizator al Platformei să poată accesa doar datele necesare atribuțiilor sale;
criptarea datelor în tranzit și, acolo unde este posibil, în repaus;
jurnalizarea accesului și a operațiunilor efectuate asupra documentelor sociomedicale (audit trail);
proceduri de backup și de recuperare în caz de incident;
proceduri de gestionare și notificare a eventualelor încălcări ale securității datelor, conform art. 33-34 GDPR.

Vă informăm că transmiterea informațiilor prin internet nu poate fi garantată ca fiind absolut sigură; depunem toate eforturile rezonabile pentru a proteja datele dumneavoastră, dar nu putem fi răspunzători pentru incidente cauzate de sisteme aflate în afara controlului nostru.

9. Drepturile dumneavoastră

În calitate de persoană vizată, aveți, în condițiile și limitele prevăzute de GDPR, următoarele drepturi:

Dreptul de acces – de a obține confirmarea prelucrării datelor dumneavoastră și o copie a acestora;
Dreptul la rectificare – de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
Dreptul la ștergere – aplicabil în limitele legii, ținând cont de obligațiile legale de arhivare a documentelor sociomedicale;
Dreptul la restricționarea prelucrării, în situațiile prevăzute la art. 18 GDPR;
Dreptul la portabilitatea datelor, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și se realizează prin mijloace automate;
Dreptul la opoziție, pentru prelucrările întemeiate pe interesul legitim al Operatorului;
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, cu efecte juridice asupra dumneavoastră (Platforma nu utilizează prelucrare decizională automată de acest tip);
Dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere competentă.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la datele indicate în secțiunea 1. Vom răspunde solicitărilor dumneavoastră în termen de cel mult o lună, termen care poate fi prelungit cu până la două luni în cazul cererilor complexe, cu informarea prealabilă a motivelor.

10. Exercitarea drepturilor de către reprezentanți legali, curatori sau aparținători

Ținând cont de specificul beneficiarilor din cadrul serviciilor sociale pentru persoane vârstnice, unii dintre aceștia pot avea capacitate de exercițiu limitată sau se pot afla sub o măsură de ocrotire (tutelă, curatelă). În aceste situații:

drepturile prevăzute la Secțiunea 9 pot fi exercitate de reprezentantul legal sau curatorul beneficiarului, în limitele mandatului/măsurii de ocrotire stabilite prin actul care atestă această calitate;
Operatorul își rezervă dreptul de a verifica identitatea și calitatea persoanei care formulează solicitarea, înainte de a da curs acesteia, pentru a proteja datele beneficiarului;
în absența unei măsuri de ocrotire, comunicarea cu aparținătorii se realizează cu respectarea dreptului beneficiarului la viața privată și doar în limitele necesare bunei desfășurări a serviciilor sociale și medicale.

11. Plângeri

Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere pentru protecția datelor. În România:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București;
Telefon: +40.318.059.211 / +40.318.059.212;
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro.

Vă încurajăm ca, înainte de a contacta autoritatea de supraveghere, să ne adresați nouă orice nemulțumire, pentru a putea încerca soluționarea acesteia pe cale amiabilă.

12. Modificarea Politicii de Confidențialitate

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această Politică, pentru a reflecta modificări legislative sau ale modului în care prelucrăm datele. Orice modificare va fi publicată pe Platformă, cu indicarea datei ultimei actualizări.

Ultima actualizare: 15 martie 2026